¿Estimado, presupuesto, propuesta o factura? Qué es cada uno y qué debe contener.

Pregúntele a tres contratistas qué le envían a un cliente y oirá tres palabras: un estimado, un presupuesto, una propuesta. En la obra significan más o menos lo mismo: la cifra y el trabajo que hay detrás. Para un cliente, y a veces ante un tribunal, pesan distinto. Y hay un cuarto documento, la factura, que la mayoría de los contratistas escribe al final, de memoria, semanas después de los otros tres. Vale la pena saber cuál es el que en realidad está entregando, y cómo se supone que encajan entre sí.

Un estimado es un cálculo aproximado

Un estimado (en inglés, estimate) le dice al cliente cuánto es probable que cueste el trabajo. Es lo mejor que usted puede calcular después de una visita a la obra, y todos entienden que la cifra final puede moverse una vez que se abren las paredes. El estimado es la herramienta correcta al principio, cuando el cliente todavía está decidiendo si hace el trabajo o no.

El riesgo está en la palabra "probable". Si su estimado se lee como un precio en firme, el cliente lo tratará como tal.

Un presupuesto es una oferta

Un presupuesto (en inglés, bid) es más formal: es ofrecerse a hacer un trabajo con un alcance definido, a un precio fijo. Cuando el cliente lo acepta, ya hay un acuerdo. Por eso un presupuesto necesita el alcance por escrito, no solo la cifra. El precio solo es tan firme como la descripción de lo que incluye.

Una propuesta es el presupuesto, más el contexto

Una propuesta (en inglés, proposal) acompaña el precio y el alcance con los detalles que ayudan al cliente a decir que sí: cómo se hará el trabajo, qué incluye y qué no, el cronograma, las condiciones de pago y quién es usted. En remodelaciones y trabajos grandes, la propuesta suele ser lo que gana el trabajo, porque responde las preguntas que el cliente iba a hacer de todos modos.

Una factura es el cobro de lo acordado

Una factura es otra cosa. Las otras tres ofrecen; la factura cobra. Dice cuánto debe el cliente, para cuándo y cómo pagarlo, y solo se sostiene si se puede rastrear hasta lo que el cliente firmó.

Ahí es donde fallan la mayoría de las facturas. El estimado vivía en una hoja de cálculo, la propuesta era un PDF, los cambios se acordaron por mensaje de texto, y la factura se escribe de cero, de memoria, un mes después. Una cifra que no cuadra con el contrato, o un cambio que el cliente nunca vio cotizado: así es como un trabajo que salió bien termina en una discusión por la cuenta.

La mayoría de los trabajos necesitan más de una factura, y cada una tiene su función:

• La factura del depósito sale en el momento en que se firma el contrato, por el depósito que usted pidió, con fecha de vencimiento. Es lo que convierte el "sí" en dinero con fecha.
• Una factura de avance cobra parte del saldo mientras el trabajo está en marcha, por el monto que usted y el cliente hayan acordado que tiene sentido.
• La factura final cobra lo que queda: el contrato firmado, más las órdenes de cambio aprobadas, menos lo que ya se pagó.

Los nombres cambian. El contenido no debería.

Se llame como se llame, el documento que su cliente firma debería llevar siempre lo mismo:

• Alcance. Lo que usted va a hacer, con suficiente detalle para que "terminado" no esté en discusión.
• Partidas y totales. Mano de obra y materiales, con el recargo, el impuesto y el total ya calculados.
• Condiciones de pago. El depósito que usted pide, en sus propias palabras, y cuándo vence el saldo.
• Hasta cuándo vale el precio. Los precios de los materiales se mueven; un presupuesto sin fecha de vigencia es un presupuesto que quizá tenga que respetar la próxima primavera.
• Sus credenciales. Nombre del negocio, número de licencia, fianza y seguro. Es lo primero que revisa un cliente cuidadoso.
• Una forma de aceptar. Una línea para la firma o, mejor, un enlace donde el cliente pueda firmar desde su propio teléfono.

Y la factura debería llevar lo mismo otra vez, más tres cosas propias: a qué corresponde el cobro (el contrato firmado y las órdenes de cambio aprobadas, si las hay), el importe a pagar y la fecha de vencimiento, y cómo pagarle. Una factura que nombra el contrato del que viene es una que el cliente no puede disputar; una que no lo hace es una cifra que tiene que aceptar a ciegas.

Qué pasa después de que el cliente dice que sí

En el momento en que un cliente acepta, el estimado deja de ser un cálculo y se convierte en el contrato. A partir de ahí, los cambios no deberían ser correcciones al original. Deberían ser órdenes de cambio: el trabajo adicional, con precio, aprobado por separado, para que el acuerdo original se mantenga y el cliente vea exactamente qué se agregó. Ese hábito por sí solo evita la mayoría de las discusiones al final de un trabajo, porque la factura final puede señalar cada cambio y la firma del cliente en él.

El depósito es lo otro que se define al firmar, no después. Si está en el contrato, se factura el día que el cliente firma y vence una semana después, es una parte normal del trabajo. Si es un mensaje de texto a las dos semanas, es un favor que usted está pidiendo.

Llámelo como lo llame su oficio. Solo asegúrese de que el alcance esté por escrito, que el precio tenga una vigencia, que el cliente pueda firmarlo sin imprimir nada y que cada factura apunte a lo que firmó.

DeftBid arma los documentos así por defecto. La propuesta lleva partidas con totales que se actualizan solos, sus condiciones y credenciales, una fecha de vigencia del presupuesto y un enlace que el cliente firma desde su teléfono. Las órdenes de cambio reciben su propia firma en el mismo enlace. Su depósito, su propia cifra en cada presupuesto, se factura en el momento en que el contrato queda contrafirmado y sale junto con la copia firmada. Las facturas de avance y la final se calculan a partir del total firmado y las órdenes de cambio aprobadas, con las formas de pago que usted acepta impresas en ellas, y usted registra cada pago a medida que llega. Vea cómo funciona la parte de presupuestos, cómo funciona la facturación o las preguntas frecuentes.